Vše začíná v akvizici získáváním nových dokumentů. Děje se tak nákupem, který realizuje knihovna buď na základě vlastního výběru dokumentů, nebo prostřednictvím objednávek v systému KNOS ze strany zaměstnanců OU, dále výměnou se spolupracujícími institucemi či darem a v neposlední řadě také povinným výtiskem. Jakmile jsou objednané dokumenty doručeny do knihovny, jsou zaevidovány: každému je přidělen čárový kód s přírůstkovým číslem a je zvoleno umístění (lokace) knihy v knihovně.

Publikace následně putují do katalogizace, která zajišťuje jejich popis. Smyslem katalogizace je vytvořit bibliografický záznam dokumentu, který je užitečný nejen pro vnitřní potřeby knihovny, ale slouží i dalším knihovnám a hlavně našim uživatelům. Práce probíhá v informačním systému ALEPH, jehož výstupem je online knihovní katalog OPAC, kde jsou katalogizační záznamy dostupné v uživatelsky přístupné formě a je možné je vyhledávat z různých hledisek. Existuje-li dostupná online verze daného dokumentu, je katalogizační záznam doplněn o odkaz.

Katalogizace je časově nejnáročnější fází zpracování, protože každá kniha musí být popsána z hlediska formálního i obsahového. Mezi formální (jmenné) náležitosti řadíme údaje typu: autor, název, datum a místo vydání, nakladatel, edice, rozměry, počet stran atd. V rámci obsahového (věcného) popisu je pak podstatné vystihnout tematiku daného dokumentu pomocí věcných výrazů (laicky klíčových slov), znaků Mezinárodního desetinného třídění (MDT). Od října 2020 nově také Konspektu, který zařazuje každý dokument do jedné z 26 kategorií, resp. 500 podkategorií, a je tak jakýmsi zastřešujícím tematickým údajem. Katalogizační záznam nadto obsahuje množství mezinárodně srozumitelných kódů, které usnadňují sdílení katalogizace všude po světě; a bývá obohacen o anotace a obsahy či obálku.

Na konci katalogizačního procesu je dokumentu přidělena signatura (na základě formátu a druhu dokumentu) a ten je pak odeslán dále k označení štítkem, obalení a zařazení na regál či rovnou k připravení do půjčovny, pokud se jedná o výpůjčku na jméno a dlouhodobou výpůjčku, která je k dispozici akademickým pracovníkům OU. Uživatelé si poté standardně objednávají knihy k absenčnímu vypůjčení či je prezenčně studují ve studovnách.

Dokumenty se takto stávají součástí knihovního fondu, jejich umístění v rámci knihovny se může v průběhu let měnit v návaznosti na aktuálnost fondu. To už je ale zase jiný příběh.